Zgoda na przesyłanie informacji handlowej: ostrożnie z wizytówkami

Poniedziałek po targach. Na biurku leży stos wizytówek, w głowie kilkanaście dobrych rozmów, a w skrzynce gotowa prezentacja oferty. Wystarczy przepisać adresy i kliknąć „wyślij”… tylko czy ktokolwiek z tych ludzi dał Ci zgodę na przesyłanie informacji handlowej?

Przygotowując szkolenie z RODO dla firm, trafiłem na slajd, z którego wynikało, że wizytówka wystarcza do wysłania oferty. Poprawiłem go.

Moim zdaniem wizytówka daje Ci kontakt do człowieka, ale zgoda na przesyłanie informacji handlowej to osobna sprawa. To wariant ostrożny, bo przepisy nie mówią o wizytówkach wprost i nie wszyscy prawnicy czytają je tak samo. Poniżej wyjaśniam, skąd ta ostrożność, jak zdobyć zgodę jeszcze na stoisku i jak nie przekroczyć jej granic.

Wizytówka a RODO i art. 398 PKE: czy kontakt to już zgoda?

Wiele osób szuka odpowiedzi w RODO, ale sedno sprawy siedzi w innej ustawie. Chodzi o ustawę Prawo komunikacji elektronicznej (w skrócie PKE), która obowiązuje od 10 listopada 2024 r.

RODO dokłada wymagania co do samej zgody, bo art. 400 PKE każe stosować do niej odpowiednio przepisy o ochronie danych osobowych. Piszę o nich niżej.

Art. 398 ust. 1 PKE zakazuje używania telefonów, komputerów i automatów dzwoniących (w praktyce: maili, połączeń, SMS-ów i komunikatorów) do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, chyba że odbiorca uprzednio wyraził na to zgodę. Ustęp 2 dodaje, że taką zgodą może być udostępnienie swojego adresu elektronicznego „w celu przesyłania informacji handlowej”.

I tu jest pies pogrzebany. Wizytówkę wręcza się po to, żebyś wiedział, jak się z kimś skontaktować. Nie ma na niej dopisku „proszę o oferty”.

Skoro przepis wiąże zgodę z celem podania adresu, to moim zdaniem sam kartonik z adresem, bez rozmowy o ofertach, tego celu nie pokazuje.

Ministerstwo Cyfryzacji w odpowiedzi na interpelację nr 12146 z 30 września 2025 r. przypomina dwie ogólne zasady. O targach ani wizytówkach nie pisze, ale obie dotyczą każdego, kto z nich wraca.

Po pierwsze, ochrona obejmuje tak samo osoby prywatne, jednoosobowe firmy, jak i spółki. Po drugie, to przedsiębiorca musi umieć wykazać, że zgodę miał. Jeśli więc kiedyś zapyta Cię o to urząd, zgoda na przesyłanie informacji handlowej musi dać się pokazać, a nie tylko opowiedzieć.

A jeśli nie miał? Wysyłka bez zgody to czyn nieuczciwej konkurencji (art. 398 ust. 4 PKE) i wykroczenie zagrożone grzywną, ścigane na żądanie pokrzywdzonego (art. 448 PKE).

Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej (UKE) może też nałożyć karę pieniężną do 3% przychodu z poprzedniego roku albo do 1 mln zł. Liczy się wyższa z tych granic, więc niski przychód nie chroni małej firmy (art. 446 ust. 5 PKE).

Mail z pytaniem o zgodę: czy to już oferta handlowa mailem?

W ostrożnym podejściu tak, i to jest pułapka, w którą po targach łatwo wpaść. Pomysł brzmi niewinnie: „nie wyślę oferty, tylko grzecznie zapytam, czy mogę”… ale problem zostaje.

Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną w art. 2 pkt 2 uznaje za informację handlową każdą informację przeznaczoną bezpośrednio lub pośrednio do promowania towarów, usług albo wizerunku firmy. Wyłącza z tej definicji „informację umożliwiającą porozumiewanie się za pomocą środków komunikacji elektronicznej z określoną osobą”.

W wariancie ostrożnym zakładam, że mail z nazwą Twojej firmy, przypomnieniem rozmowy i pytaniem, czy możesz przesłać ofertę, to już coś więcej niż informacja umożliwiająca kontakt, bo pośrednio promuje firmę. Czyli sam w sobie może zostać uznany za informację handlową wysłaną bez zgody.

Spotkasz też inny pogląd. Starsze opracowania, pisane jeszcze pod poprzednie przepisy, uznawały takie pytanie za dopuszczalne, bo zmierza tylko do uzyskania zgody. Ale nawet poradniki, które opisują, jak taki mail napisać (bez reklamy i linków, tylko nazwa firmy, branża, informacja, jakiej oferty dotyczy pytanie, i jak odpowiedzieć), nazywają go działaniem niebezpiecznym.

Przy telefonie wątpliwości jest mniej. Ministerstwo Cyfryzacji pisze we wspomnianej odpowiedzi, że proszenie o zgodę na przedstawienie oferty w trakcie rozmowy telefonicznej nie jest dozwolone, co potwierdzają decyzje Prezesa UKE i Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów (UOKiK). Obdzwonienie wizytówek z pytaniem „czy mogę przesłać ofertę?” odpada.

Jak zapytać na stoisku o zgodę na otrzymywanie informacji handlowych

Dobra wiadomość jest taka, że na targach masz człowieka przed sobą. Nie musisz pytać mailem, możesz zapytać w rozmowie. To jest moment, którego później nie odtworzysz.

Zgoda może być ustna. Motyw 32 RODO (jeden z punktów wstępu rozporządzenia, które objaśniają jego przepisy) wymienia ustne oświadczenie obok pisemnego.

Zgoda musi być jednak konkretna, czyli dotyczyć określonego kanału, np. poczty elektronicznej (tak wymagania RODO streszcza Ministerstwo Cyfryzacji we wspomnianej wyżej odpowiedzi na interpelację). Pytanie może brzmieć po prostu:

„Czy mogę wysyłać Panu nasze oferty mailem, na adres z wizytówki? Gdyby Pan zmienił zdanie, wystarczy jeden mail zwrotny.”

Druga część pytania ma swój powód. Art. 7 ust. 3 RODO wymaga, żeby przed wyrażeniem zgody człowiek wiedział, że może ją w każdej chwili wycofać, i żeby wycofanie było tak samo łatwe jak zgoda.

Co zapisać w CRM po rozmowie

CRM to system, w którym firma trzyma kontakty i historię rozmów z klientami. Zgoda na przesyłanie informacji handlowej wypowiedziana na stoisku jest nic niewarta, jeśli po tygodniu nikt nie pamięta, kto jej udzielił i na co.

Art. 7 ust. 1 RODO mówi wprost: to Ty musisz umieć wykazać, że zgodę dostałeś. Przy każdym kontakcie z targów zapisz:

Rubryka „kto pytał” przydaje się bardziej, niż się wydaje. W sprawie, którą opisuję we wpisie Zgoda na publikację wizerunku dziecka przez firmę - upomnienie UODO, firma tłumaczyła, że zgody zbierał manager, który już u niej nie pracuje. Urzędu to nie przekonało.

Handlowiec, który był na targach, też kiedyś może odejść, a notatka w CRM zostanie.

Prośba o ofertę to nie zgoda na newsletter

Bywa też odwrotnie: to rozmówca mówi „proszę mi to przesłać”. Wtedy wysyłasz ofertę bez wahania, bo sam o nią poprosił i podał adres właśnie w tym celu.

Ale ta prośba dotyczy tej jednej oferty, a nie wszystkiego, co Twój dział marketingu wyśle w najbliższym roku. Newsletter, zaproszenie na webinar, promocja na koniec kwartału to kolejne informacje handlowe. Jeśli chcesz je wysyłać, zapytaj o to osobno, najlepiej w rozmowie, tak samo jak na stoisku.

W praktyce w CRM po targach powinny być trzy grupy: zgoda na oferty, prośba o jedną ofertę i sama wizytówka. Do trzeciej grupy nie idzie nic handlowego. Jeśli ktoś z niej sam do Ciebie napisze, odpowiadasz normalnie, bo to on zaczął rozmowę.

Gdy masz już grupę osób, które zgodziły się na regularne wiadomości, przyda się regulamin newslettera, który opisze, co i jak często wysyłasz.

Dlaczego ostrożna wykładnia, skoro poglądy są podzielone

Część osób uważa, że wizytówka wręczona w rozmowie o współpracy to wystarczający sygnał. Ja wybieram wariant ostrożny i tak samo radzę klientom, z trzech powodów.

• Ciężar dowodu jest po Twojej stronie. Jeśli odbiorca się poskarży, to Ty tłumaczysz, skąd miałeś zgodę. „Dał mi wizytówkę” to słaby argument przy przepisie, który mówi o podaniu adresu w celu przesyłania ofert.
• Przepis nie rozstrzyga sprawy wizytówek. Nie znajdziesz w nim słowa o targach ani o wizytówkach, więc to, czy w danej sytuacji zgoda była, oceni dopiero urząd albo sąd.
• Ostrożność prawie nic nie kosztuje. Jedno pytanie na stoisku zajmuje kilka sekund, a wysyłka bez zgody naraża Cię na skutki, które opisałem wyżej.

Ta ostrożność dotyczy wysyłki handlowej. Wizytówka nadal jest normalnym kontaktem: możesz ją trzymać w CRM, odpisywać, gdy ktoś się odezwie, i umówić się na rozmowę, o którą ktoś sam poprosi. Jak opisać to wszystko w dokumentach firmy, żeby dało się to pokazać kontrolującemu, wyjaśniam we wpisie Polityka prywatności to nie jest całe RODO - co jeszcze musi mieć Twoja firma.

Najczęstsze pytania o zgodę na przesyłanie informacji handlowej

Pamiętaj: wizytówka otwiera rozmowę, a w wariancie ostrożnym zgodę na oferty usłysz i zapisz. Na następne targi daj każdemu na stoisku jedno zdanie do powiedzenia i jedną rubrykę do wypełnienia w CRM. Jeśli chcesz, żebyśmy sprawdzili Twoje formularze i zapisy zgód albo przygotowali je od zera, zajrzyj do usługi Zgody i klauzule informacyjne albo napisz do mnie.