Informacje o pacjencie przez telefon: kiedy rejestracja może je podać

Rejestracja, poniedziałek rano. Ktoś przedstawia się jako pacjent, podaje PESEL i pyta o wynik badania. Chwilę później dzwoni córka innej pacjentki i chce wiedzieć, czy mama była wczoraj u lekarza. Osoba przy telefonie ma kilka sekund, żeby zdecydować, czy przekazać informacje o pacjencie przez telefon, czy odmówić.

Kiedy sprawdzałem ze źródłami szkic naszego szkolenia RODO dla placówek medycznych, znalazłem w nim dwa zdania, które brzmią rozsądnie, a rozmijają się z kodeksem postępowania dla małych placówek medycznych, zatwierdzonym przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO): „zadaj dwa, trzy pytania, np. o PESEL i datę urodzenia” oraz „nowemu pacjentowi odmawiamy teleporady”. Pierwsze wymaga mniej, niż każe kodeks, a drugie niepotrzebnie odmawia czegoś, na co kodeks pozwala. Poprawiliśmy oba przed nagraniem. Poniżej masz to, co w tych sprawach mówią przepisy i kodeks: komu w ogóle wolno coś powiedzieć, jak sprawdzić, kto dzwoni, co z nowym pacjentem i z dowodem pokazanym do kamery oraz co zapisać w procedurze.

Udzielanie informacji o stanie zdrowia pacjenta przez telefon: kto pyta i o co?

Zanim zapytasz, jak sprawdzić rozmówcę, odpowiedz sobie na dwa wcześniejsze pytania: kim ten ktoś jest dla pacjenta i o co pyta. Od tego zależy, czy rejestracja może w ogóle coś powiedzieć.

Nawet „czy mama była wczoraj u lekarza” to pytanie o dane o zdrowiu. RODO zalicza do nich wprost informacje o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej (art. 4 pkt 15 RODO). A rejestracja, czyli osoby, które z upoważnienia placówki pomagają przy udzielaniu świadczeń, musi zachować w tajemnicy informacje związane z pacjentem (art. 24 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta, t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 581 ze zm.). Co zrobić, gdy takiego upoważnienia brakuje, opisujemy we wpisie Brak upoważnienia RODO u byłego pracownika - co zrobić teraz.

Dzwoni sam pacjent

Może dostać informacje o sobie, ale dopiero gdy upewnisz się, że to on. Jak to sprawdzić, przeczytasz niżej.

Dzwoni ktoś inny: mąż, córka, sąsiadka

Inna osoba może dostać informację o stanie zdrowia pacjenta, gdy pacjent się na to zgodził (art. 9 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta). W praktyce chodzi o upoważnienie, które pacjent złożył w placówce. Osobna sprawa to przedstawiciel ustawowy, np. rodzic dziecka, który ma prawo do tej informacji z mocy ustawy (art. 9 ust. 2). Kodeks dla małych placówek medycznych mówi, że uprawnienia osoby, która dzwoni, sprawdzasz przede wszystkim w dokumentacji medycznej tego pacjenta (rozdział 9.6.1). Upoważnienie nie zawsze jest podpisane. Kodeks opisuje to przy upoważnieniu do dokumentacji medycznej: pacjent, który nie jest w stanie przygotować pisemnego upoważnienia (np. niewidomy albo z niedowładem), może przekazać je ustnie, a pracownik zapisuje to w dokumentacji z adnotacją „podpis niemożliwy” (Przykład 1, s. 76). Nie znajdujesz upoważnienia dla tej osoby? Nie podajesz nic, nawet tego, czy pacjent był na wizycie, bo obowiązuje Cię tajemnica.

Pytanie o wynik albo rozpoznanie

Przystępnej informacji o stanie zdrowia, rozpoznaniu i wynikach leczenia udziela osoba wykonująca zawód medyczny, w zakresie swoich uprawnień (art. 9 ust. 2 ustawy o prawach pacjenta). Kodeks radzi, żeby w miarę możliwości w ogóle nie przekazywać informacji medycznych przez telefon, tylko powiedzieć pacjentowi, jak je dostanie, np. „Wyniki może Pan odebrać w recepcji placówki” albo „Powinna się pani skontaktować z doktor X” (Przykład 3, s. 77).

Kodeks dopuszcza wyjątek, gdy od szybkiej znajomości wyniku zależy zdrowie pacjenta, np. przy wyniku INR (badanie krzepliwości krwi). Jako przykładowe środki ostrożności podaje wcześniejsze uzgodnienie z pacjentem numeru telefonu, który do niego należy, i ustalenie sposobu sprawdzania jego tożsamości, np. słowa-klucza.

Trzy pytania kontrolne: PESEL i data urodzenia to za mało

Najdokładniej opisuje to wspomniany kodeks, czyli „Kodeks postępowania dotyczący ochrony danych osobowych przetwarzanych w małych placówkach medycznych”, przygotowany przez Federację Związków Pracodawców Ochrony Zdrowia Porozumienie Zielonogórskie. Prezes UODO zatwierdził go 14 grudnia 2022 r. jako pierwszy kodeks postępowania w Polsce. Wiąże placówki, które do niego przystąpiły. Dla pozostałych to dobra wskazówka, jakie rozwiązania urząd uznał za zgodne z RODO.

Przy kontakcie przez telefon albo mailem samo imię, nazwisko, data urodzenia i PESEL nie wystarczą. Kodeks każe dodatkowo zadać minimum trzy pytania (rozdział 9.6.1, s. 77). Dotyczy to teleporad, wniosków o dokumentację medyczną składanych elektronicznie i wyjątkowego podawania kodu e-recepty przez telefon. Każde musi spełniać trzy warunki (rozdział 12.1.1, s. 102):

• pacjent zna odpowiedź;
• placówka zna odpowiedź, bo ma ją w swoich dokumentach;
• osoby nieupoważnione odpowiedzi nie znają.

W rozdziale o teleporadach (12.1.1) kodeks pisze o trzech pytaniach „w razie wątpliwości co do tożsamości”. Przy kontakcie telefonicznym rozstrzyga jednak rozdział 9.6.1: same dane identyfikacyjne nie wystarczą, więc pytania zadajesz zawsze.

Dane identyfikacyjne nadal są potrzebne, bo to na nich opiera się potwierdzenie, o jakiego pacjenta chodzi (s. 101). Jako sprawdzian rozmówcy moim zdaniem nie przechodzą jednak trzeciego warunku: PESEL i datę urodzenia znają domownicy, często pracodawca i każdy, kto miał w ręku dowód osobisty pacjenta. W jednym z przykładów kodeks wymienia wprawdzie datę urodzenia obok nazwiska lekarza prowadzącego i słowa-klucza, ale przy kontakcie zdalnym rozstrzyga wspomniany rozdział 9.6.1.

Jakie pytania zadać? Kodeks podaje przykłady (s. 103):

• nazwisko lekarza, u którego pacjent złożył deklarację albo był na ostatniej wizycie;
• data ostatniej wizyty;
• leki lub badania z ostatniej wizyty.

A gdy rozmówca nie odpowie choćby na jedno pytanie? Według kodeksu weryfikacja się nie udała i potrzebny jest osobisty kontakt z placówką (s. 77). Nie podajesz wtedy żadnych informacji, tylko spokojnie wyjaśniasz, dlaczego i jak pacjent może je dostać.

A jeśli pacjent dzwoni przez wideo?

Przy wideoporadzie pacjent może potwierdzić tożsamość, pokazując dokument do kamery (rozdział 12.1.1, s. 102). Tego fragmentu nie wolno jednak utrwalać, bo placówka nie ma podstawy prawnej, żeby nagrywać i przechowywać obraz dowodu. Jeśli rozmowy są nagrywane, nagrywanie trzeba przerwać na czas okazywania dokumentu, a gdy sprzęt na to nie pozwala, ten sposób weryfikacji odpada. O samym nagrywaniu pacjent musi się dowiedzieć przed rozpoczęciem rozmowy (rozdział 12.2, s. 104).

Nowy pacjent dzwoni pierwszy raz: oświadczenie i sprawdzenie w eWUŚ

Odruch podpowiada, żeby odmówić. Tak zresztą stało w szkicu naszego szkolenia. Niepotrzebnie. Kodeks zauważa rzecz prostą: jeśli ktoś nigdy nie był Twoim pacjentem, nie masz o nim żadnych informacji o zdrowiu, więc nikt obcy nie może ich wyłudzić (rozdział 12.1.2, s. 103).

Dlatego przy teleporadzie dla nowego pacjenta wystarczy:

• zapisać jego dane na podstawie jego oświadczenia;
• wstępnie sprawdzić go w eWUŚ (Elektroniczna Weryfikacja Uprawnień Świadczeniobiorców), czyli systemie, który od ręki potwierdza prawo pacjenta do świadczeń finansowanych ze środków publicznych (do sprawdzenia potrzebne są imię, nazwisko i PESEL);
• formalnie potwierdzić tożsamość przy jego najbliższej wizycie osobistej.

Jeśli eWUŚ potwierdzi ubezpieczenie, osoba udzielająca teleporady prosi jeszcze o płeć, datę urodzenia i adres, potrzebne do założenia dokumentacji. Jeśli pacjent nie jest ubezpieczony albo sprawdzenie się nie udaje, składa oświadczenie, że podane dane są prawidłowe, a przy świadczeniach z NFZ także, że jest ubezpieczony. Oświadczenie trzeba zanotować, podpisać (podpisuje osoba udzielająca teleporady) i dołączyć do dokumentacji pacjenta. Przy dokumentacji elektronicznej skanujesz je, a papierowy oryginał trzymasz w osobnym segregatorze.

Procedura rejestracji na piśmie: czym się bronisz przy skardze do UODO

Gdy pacjent złoży skargę, że ktoś dowiedział się o jego wizycie przez telefon, placówka musi wykazać, że przestrzega RODO. Tak działa zasada rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO). Zapewnienie, że personel wie, jak rozmawiać, niczego nie wykazuje. Spisana procedura i potwierdzenie, że rejestracja ją zna, już tak.

Kodeks podaje, co powinna zawierać instrukcja udostępniania dokumentacji medycznej, w tym sposób weryfikacji osoby, która o nią prosi, i jej uprawnień (Przykład 2, s. 76). Dla rejestracji telefonicznej przełożyłbym to na taką listę:

Jednej rzeczy w procedurze nie wpisuj: wymogu, że o dokumentację medyczną pacjent może prosić tylko pisemnie. Kodeks przypomina wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (sygn. II OSK 3019/15), według którego wniosek o udostępnienie dokumentacji można złożyć w dowolnej formie, także ustnie. Ograniczenia tej formy w regulaminie placówki mogą być uznane za naruszenie praw pacjenta (s. 76, przypis 27). Wniosek złożony przez telefon przyjmujesz, sprawdzasz rozmówcę, a dokumentację wydajesz bezpiecznym kanałem. Procedura ma mówić, JAK to zrobić, a nie zamykać telefon.

Taką procedurę razem z upoważnieniami i resztą dokumentów przygotowujemy w ramach usługi RODO w placówce medycznej. Przy teleporadach kodeks każe też konsultować zabezpieczenia poczty i rozwiązań technicznych z informatykiem i z inspektorem ochrony danych (rozdziały 12.2 i 12.3). Czy Twój gabinet musi go mieć, sprawdzisz we wpisie Inspektor ochrony danych osobowych - kto musi go mieć, a kto nie.

Najczęstsze pytania o informacje o pacjencie przez telefon

Pamiętaj: PESEL zna wiele osób, a odpowiedź na trzy pytania z dokumentacji tylko pacjent i Ty. Najpierw ustal, kto dzwoni i czy ma prawo pytać, potem sprawdź go pytaniami. Wynik pacjent odbiera w recepcji albo słyszy od lekarza czy innej osoby wykonującej zawód medyczny. Jeśli chcesz, żeby Twoja rejestracja miała to spisane i przećwiczone, zajrzyj do naszych szkoleń z RODO albo napisz do mnie.