PPK na umowie zlecenie przy pracy dorywczej: jak zapisać okres umowy

Potrzebujesz kogoś do pracy na kilka dni wiosną i kilka jesienią. Razem może dwa tygodnie w roku. Najprościej podpisać jedną umowę zlecenia na czas nieokreślony i kolejne zadania zlecać e-mailem, prawda?

Ja też tak chciałem, kiedy przygotowywałem niedawno taką umowę. Wyszło, że przy PPK na umowie zlecenie liczą się nie dni pracy, tylko to, jak długo trwa umowa. A umowa bez końca po trzech miesiącach może oznaczać obowiązek zapisania tej osoby do PPK, czyli pracowniczych planów kapitałowych.

Poniżej wyjaśniam, kogo PPK w ogóle dotyczy na zleceniu, jak liczą się 3 miesiące, jak zapisać okres umowy, żeby problem nie powstał, i dlaczego nie warto go „załatwiać” deklaracją rezygnacji dołożoną do umowy.

PPK a zleceniobiorca: kiedy w ogóle musisz o tym myśleć?

Tylko wtedy, gdy zleceniobiorca ma skończone 18 lat i od Twojego zlecenia obowiązkowo płaci składki emerytalną i rentową. Dopiero wtedy jest dla ustawy „osobą zatrudnioną” (art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. d ustawy o pracowniczych planach kapitałowych). O PPK decyduje status zleceniobiorcy w ZUS, a nie to, że podpisał zlecenie.

Najczęściej problem odpada, gdy zleceniobiorca:

• jest uczniem szkoły ponadpodstawowej albo studentem i nie skończył 26 lat - ze zlecenia nie podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu (art. 6 ust. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych);
• ma etat w innej firmie, a podstawa składek z tego etatu (zwykle pensja brutto), w przeliczeniu na miesiąc, wynosi co najmniej płacę minimalną - wtedy składki od Twojego zlecenia są dla niego dobrowolne (art. 9 ust. 1 i 1a tej samej ustawy);
• ma wcześniej zawarte i nadal trwające zlecenie w innej firmie, z którego podstawa składek w danym miesiącu wynosi co najmniej płacę minimalną (art. 9 ust. 2 i 2c);
• skończył 55 lat - do PPK trafia wtedy tylko na własny wniosek, a kto w pierwszym dniu zatrudnienia ma skończone 70 lat, nie trafia wcale (art. 15 ustawy o PPK).

Osobny przypadek to zleceniobiorca z własną firmą. Jeśli z firmy płaci zwykłe składki ZUS, a podstawa składek z Twojego zlecenia jest niższa od najniższej podstawy dla przedsiębiorców (60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, kwotę na dany rok podaje ZUS), składki od zlecenia są dla niego dobrowolne. Przy preferencyjnym ZUS dla nowych firm albo „małym ZUS plus” płaci składki obowiązkowo i z firmy, i od Twojego zlecenia (art. 9 ust. 2a i art. 18 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Skąd to wiesz? Z oświadczenia do ZUS, które i tak zbierasz od zleceniobiorcy przed zgłoszeniem: czy się uczy, czy ma etat, inne umowy albo firmę. Jeśli z oświadczenia wychodzi, że od Twojego zlecenia płaci pełne składki, czytaj dalej.

Od kiedy liczą się 3 miesiące zatrudnienia w PPK?

Od dnia, który w umowie wpisano jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania, do dnia jej rozwiązania albo wygaśnięcia (art. 2 ust. 1 pkt 15 lit. b ustawy o PPK). Tak samo długo zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom w ZUS (art. 13 pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Firma zapisuje taką osobę do PPK, czyli zawiera w jej imieniu umowę o prowadzenie PPK, najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minęły 3 miesiące zatrudnienia (art. 16 ust. 1 ustawy o PPK). Ustawa nie pyta, ile dni ktoś pracował. Pyta, jak długo trwa umowa.

Przykład: umowa zlecenia na czas nieokreślony od 15 stycznia, praca 5 dni w marcu i 5 dni w listopadzie. Trzy miesiące mijają w połowie kwietnia, więc termin na zapisanie do PPK to 10 maja. Do tego dnia zleceniobiorca przepracował… 5 dni.

Zapisu nie robisz tylko wtedy, gdy przed terminem zleceniobiorca sam złoży pisemną deklarację, że nie chce wpłat do PPK, albo gdy umowa skończy się wcześniej (art. 16 ust. 1). Spóźnienie z zapisem to grzywna od 1 000 do 1 000 000 zł (art. 107). A jeśli firma w ogóle nie ma jeszcze PPK, wcześniej musi podpisać umowę o zarządzanie PPK z instytucją finansową. Za spóźnienie z nią grozi grzywna do 1,5% funduszu wynagrodzeń, czyli sumy wynagrodzeń wypłaconych w firmie w poprzednim roku obrotowym (art. 106).

Umowa zlecenia na czas nieokreślony czy na czas określony?

Przy pracy w kilku krótkich blokach - na czas określony, osobno na każdy blok. Umowa wygasa, gdy blok się kończy, a okres zatrudnienia stoi w miejscu aż do następnego zlecenia.

Czy bloki się nie zsumują?

Zsumują się, ale tylko z ostatnich 12 miesięcy w tej samej firmie (art. 16 ust. 2 ustawy o PPK). Dwa tygodnie w roku to wciąż daleko od trzech miesięcy.

Uwaga: daty bloków muszą odpowiadać prawdziwej pracy. Jeśli ktoś pracuje u Ciebie bez przerwy przez pół roku, podział na kilka umów nic nie da, bo okresy i tak się zsumują.

Jak zapisać to w umowie, żeby nie podpisywać papierów co miesiąc?

Pierwsza umowa obejmuje pierwszy blok, a do tego ustala zasady na przyszłość. Ja zapisałem w niej trzy rzeczy:

• termin od - do pierwszego bloku i to, że umowa wygasa z upływem tego terminu;
• przedłużenie terminu e-mailem, zanim termin minie, gdyby praca się przeciągnęła. Warto to zapisać wprost: jeśli umowa zastrzega dla zmian formę pisemną pod rygorem nieważności (częsty zapis we wzorach), przedłużenie e-mailem będzie nieskuteczne (art. 76 i art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego);
• kolejne bloki zlecane e-mailem: rodzaj pracy i termin od - do. Gdy zleceniobiorca odpisze, że przyjmuje, powstaje osobna umowa zlecenia na tych samych warunkach.

E-mail wystarczy, bo Kodeks cywilny nie wymaga dla zlecenia szczególnej formy, a oświadczenie woli można złożyć także w postaci elektronicznej (art. 60 Kodeksu cywilnego). Wspólne warunki, czyli stawkę i sposób potwierdzania liczby godzin, wpisz w pierwszej umowie. Sposób potwierdzania godzin musi być w umowie zlecenia określony (art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę).

Jeśli w tej stawce ma się mieścić także zapłata za przeniesienie praw autorskich, nie dziel jej na dwie części bez przeliczenia. Wyjaśniam to we wpisie 50% kosztów uzyskania przychodu na umowie zlecenia: minimalna stawka i ryzyko płatnika.

Czego unikać? Zapisu, że zleceniobiorca „pozostaje do dyspozycji” przez cały rok albo że umowa trwa dalej między blokami. Wtedy wracasz do umowy bez końca i do liczenia 3 miesięcy od pierwszego dnia.

Cena tego rozwiązania to papierologia. Przy każdym bloku zgłaszasz zleceniobiorcę do ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczenia i wyrejestrowujesz go w ciągu 7 dni od wygaśnięcia umowy (art. 36 ust. 4 i 11 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Przy kilku blokach w roku to kilka formularzy więcej.

Rezygnacja z PPK na umowie zlecenie: dlaczego nie w pakiecie do podpisu?

Pierwszy pomysł był prostszy: dołożyć do umowy gotową deklarację rezygnacji z PPK. Jeden podpis więcej i po sprawie. Zrezygnowałem z tego.

Uczestnictwo w PPK jest dobrowolne, a rezygnacja to pisemna deklaracja samego zleceniobiorcy (art. 23 ust. 1 i 2 ustawy o PPK). Kto nakłania do rezygnacji z oszczędzania w PPK, ryzykuje grzywnę do 1,5% funduszu wynagrodzeń z poprzedniego roku (art. 108). Formularz włożony między dokumenty, które nowa osoba podpisuje pierwszego dnia, łatwo wygląda na warunek współpracy.

Do pakietu dołóż za to upoważnienie RODO, jeśli zleceniobiorca ma dostęp do danych klientów (zob. wpis o braku upoważnienia RODO u byłego pracownika).

PPK a mikroprzedsiębiorca: kiedy ustawy nie stosujesz

Mikroprzedsiębiorca nie stosuje przepisów o PPK, jeśli wszystkie osoby zatrudnione złożą mu deklaracje rezygnacji (art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK). Mikroprzedsiębiorca to firma, która w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniała średnio mniej niż 10 pracowników i miała obrót netto albo sumę aktywów do równowartości 2 mln euro (art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców).

Ważne słowo to WSZYSTKIE. Wystarczy jedna osoba objęta PPK bez deklaracji i zwolnienie nie działa. Deklaracje muszą być dobrowolne, więc kara za nakłanianie dotyczy mikrofirm tak samo. Do tego co 4 lata firma ponownie zaczyna wpłaty, chyba że osoba znów zrezygnuje (art. 23 ust. 5 i 6, do których odsyła art. 13).

Dlatego przy dorywczym zleceniobiorcy prościej jest dobrze zapisać okres umowy niż zbierać od niego rezygnację.

Najczęstsze pytania o PPK na umowie zlecenie

Pamiętaj: przy dorywczym zleceniobiorcy z pełnymi składkami o PPK decyduje to, jak długo trwa umowa, a nie to, ile ktoś pracuje. Zlecenie na każdy blok z datą od - do załatwia sprawę bez żadnych deklaracji.

Jeśli chcesz, żeby ktoś napisał Ci taką umowę albo sprawdził tę, którą już masz, zajrzyj do naszej usługi Pisanie i analiza umów.