Dokumentacja RODO dla firmy, przygotowana przez Inspektora Ochrony Danych

Jeśli masz dane klientów, pracowników albo kontrahentów, to tak. RODO nie podaje zamkniętej listy dokumentów. Wymaga za to, żebyś potrafił wykazać, że chronisz dane zgodnie z przepisami (zasada rozliczalności, art. 5 ust. 2). Robisz to papierami: rejestrem czynności przetwarzania (art. 30), upoważnieniami dla osób z dostępem do danych, umowami powierzenia z dostawcami (art. 28) i klauzulami informacyjnymi (art. 13 i 14). Bez nich przy skardze albo kontroli UODO trudno cokolwiek udowodnić.

Pakiet wystarczy małej firmie, która robi typowe rzeczy: usługi, handel, biuro, sklep internetowy, i ma kogoś, kto spokojnie wypełni pliki. Audyt wybierz, gdy masz dane o zdrowiu, pracujesz z wieloma programami i dostawcami albo wolisz odpowiedzieć na nasze pytania, niż samemu wypełniać tabele. Jeśli w trakcie uzupełniania pakietu utkniesz, możesz przejść na dokumentację po audycie i dopłacić tylko różnicę.

Od tego, ile osób ma dostęp do danych, ile masz oddziałów, jakie dane zbierasz (dane o zdrowiu wymagają więcej pracy) i z iloma programami oraz firmami zewnętrznymi je dzielisz. Wariant online kosztuje od 1659 zł netto, z wizytą w firmie od 3300 zł netto i dojazd. Dokładną kwotę mówimy po rozmowie, zanim złożysz zamówienie.

Pakiet wzorów wysyłamy mailem, gdy zaksięgujemy wpłatę. Jego uzupełnienie zajmuje zwykle jeden albo dwa dni pracy i możesz je rozłożyć w czasie. Dokumentację po audycie oddajemy zwykle w 14 dni, licząc od audytu albo od Twoich odpowiedzi na nasze pytania. Jeśli termin Cię goni, powiedz o tym przy pierwszej rozmowie.

Mniej niż firma z pracownikami, ale nie nic. Twoi klienci, także inne firmy i osoby do kontaktu w nich, to dane osobowe. Zwykle potrzebujesz klauzuli informacyjnej, umów powierzenia z biurem rachunkowym i hostingiem, sposobu na zapisanie naruszenia i rejestru czynności. Zwolnienie z rejestru dla firm poniżej 250 osób nie działa, gdy przetwarzasz dane stale, a tak jest przy obsłudze klientów czy księgowości.

Nie. Podpis to początek. Dokumentacja działa, gdy ludzie wiedzą, co z niej wynika: mają upoważnienia i znają zasady (najprościej dzięki szkoleniu z RODO), klient widzi klauzulę tam, gdzie podaje dane, a z dostawcami, którzy mają wgląd w dane, masz podpisane umowy powierzenia.

Zawsze, gdy w firmie zmienia się sposób pracy z danymi: nowe biuro rachunkowe, nowy program, kamery, start sklepu internetowego. Poza tym raz w roku warto przejrzeć całość, w dokumentacji jest do tego kalendarz. Jeśli nie chcesz pilnować tego sam, zobacz Inspektora Ochrony Danych w abonamencie.